GESTIONANDO PROCESOS

En nuestra organización la GESTION DEL CAMBIO ha partido de la necesidad de realizar un proceso de adaptación  de las copropiedades hacia una administración mas moderna en la cual se utilicen herramientas tecnológicas del mercado tal como lo hacen las empresas del sector comercial y de servicios. Como ejemplo tenemos el montaje de un proceso de facturación recaudo y pagos de manera manual y artesanal a la utilización de un software que permitiera agilizar la obtención de información tanto histórica como actual para coordinar de manera eficiente y eficaz los recursos de administración que se encuentran bajo nuestra responsabilidad.

 

Lograr un cambio como estos, requiere la participación de todo el personal quienes aportan ideas y soluciones de acuerdo a la retroalimentación que reciben día a día de parte de los copropietarios (clientes). La formación y capacitación en el manejo de herramientas tecnológicas como parte de la GESTION DEL CONOCIMIENTO, tales como tablas de Excel y software de facturación fue indispensable para lograr que el conocimiento adquirido realmente se pudiera recopilar, organizar, y refinar. De esta manera nuestra organización ha creado una ventaja competitiva al poner los procesos a interactuar de manera organizada apoyados en sistemas de información y personal idóneo que le garantiza a nuestros clientes información veraz y oportuna que genera credibilidad. La cantidad de información que maneja nuestro equipo, que va desde los recaudos, pasando por pagos, por comunicaciones escritas, situaciones de convivencias y hasta temas legales, hacen necesario las GESTION DE LA INFORMACION de manera que se pueda coordinar eficientemente para la toma de decisiones y solución de inquietudes. Nuestro equipo debe trabajar de manera conjunta comunicando a los demás cada novedad, situación o indicación, para que cualquier integrante pueda dar respuesta a los requerimientos del los clientes sin dudar o generar tiempos de espera. 

 

En nuestra organización por procesos la innovación es una política clave que nos lleva a liderar constantemente la formulación y la GESTION DE PROYECTOS de mejora continua a nivel administrativo, operativo, y de comunicación. Se debe tener en cuenta los tiempos asignados a cada parte del proyecto, los requerimientos del mismo y la necesidad a corto, mediano, o largo plazo. Estos proyectos son gestionados de acuerdo a necesidades detectadas por nosotros y nuestros clientes y nos exige contar con información y conocimiento tanto interno como externo para evaluar su viabilidad y aporte en el mediano y largo plazo. No obstante, siempre existen riesgos de carácter financiero y operativo que han obligado al equipo de trabajo a rediseñar procesos y generar estrategias de choque que busquen minimizar los riesgos potenciales a fin de no comprometer la estabilidad y credibilidad del sistema en el cual se trabaja. La GESTION DEL RIESGO se trabaja estableciendo los parámetros en la contratación, tales como cotizaciones, pólizas, garantías, entre otros cuando se desarrollan proyectos que involucren recursos importante y que sea un proyecto de alto impacto. En un proyecto como la modernización de ascensores de un edificio, se debe tener en cuenta este punto de manera importante ya que se necesita conocer a fondo las empresas y sus garantías, experiencia, costo del proyecto y la evaluación de todas las variables para evitar así errores o retrasos importantes que generen perdidas para la copropiedad.

 

Uno de nuestros mas importantes proyectos consistió en la implementación del sistema de recaudo empresarial llevado al mercado de la copropiedades, ya que esto solo se utilizaba en la empresas y corporaciones del sector comercial. La introducción de este modelo de recaudo mejoraría el proceso de la identificación de pagos por parte de cada propietario a la administración, ya que este punto en particular generaba malestares e inconvenientes al no asentar los pagos eficientemente por falta de recibos soportes. El proceso consiste en generar un código único en una tarjeta de recaudo para cada inmueble que con un trabajo conjunto con el banco permitiría identificar de manera inmediata el inmueble al que debía ser cargado dicho valor consignado. Esto garantiza que la facturación mes a mes sea confiable y a su vez la contabilidad refleje la realidad financiera de la copropiedad. Para nuestros clientes el solo hecho de no tener que reportar con fotocopias o llamadas la realización del pago, significo una comodidad importante y genero credibilidad hacia la administración y sus procesos.

 

Por otro lado, seria importante mencionar que nuestros proyectos de mejoramiento de estructura física de las copropiedades ha sido una importante herramienta para obtención de resultados. todo comienza por invertir en proyectos que generen impacto visual tales como jardinería, pintura y otros mantenimiento que agraden a la comunidad. Estos a su vez le hacen ver al copropietario (cliente) que los recursos de las cuotas de administración están siendo invertidos mas allá de gastos de funcionamiento y motiva al pago cumplido de su cuota y esto genera un circulo virtuoso ya que se dispone de liquidez para cumplir con las obligaciones y poder realizar mas proyectos. A modo de analogía es lo mismo que sucede en los países desarrollados con los impuestos. Los ciudadanos pagan cumplidamente sus impuestos ya que perciben la inversión de los mismos en obra de infraestructura, salud, educación, justicia entre otros.